Los Certificados Tributarios son documentos que permiten informar de manera clara y detallada las retenciones practicadas a terceros durante un período determinado (por ejemplo, retención en la fuente, RETEIVA o RETEICA).
En esta guía aprenderás cómo crear un certificado tributario y asociar correctamente los conceptos de retención con sus cuentas contables, para que la información generada sea precisa y cumpla con la normatividad vigente.
Video tutorial
¿Para qué sirve asociar conceptos de retención?
Asociar correctamente los conceptos de retención te permite:
Generar certificados claros y organizados.
Discriminar valores por concepto (ej. Honorarios, Servicios, Compras).
Cumplir con los requerimientos fiscales.
Evitar errores en los valores reportados a terceros.
Paso 1: Crear o definir el Certificado Tributario
Ruta en el sistema: Ve a: Opciones Avanzadas → Definir Certificados Tributarios.
Al ingresar, se abrirá una nueva ventana donde debes completar la siguiente información:
Selecciona el Tipo de Certificado: Elige el tipo correspondiente:
Retención en la Fuente
Retención en el IVA (RETEIVA)
Retención en el ICA (RETEICA)
Asigna un nombre al certificado: Escribe un nombre claro y descriptivo.
Ejemplo: Certificado Retención en la Fuente Año 2025.
Define el Libro Contable (Libro Base): Selecciona el LIBRO BASE desde el cual se tomará la información contable.
Personalizar el formato de impresión (Opcional)
Si deseas adaptar el texto del certificado:
Haz clic en el campo de Formato de Impresión.
En la ventana que se abre podrás:
Editar el texto que aparecerá en el certificado.
Ajustarlo según la normatividad vigente.
Agregar información adicional si lo necesitas.
Esta opción es útil para incluir observaciones específicas o adaptar el lenguaje del documento.
Paso 2: Asociar los Conceptos de Retención
En la parte inferior de la ventana encontrarás la sección Conceptos de Retención.
Aquí debes definir cada concepto por el cual se practicó retención.
Ejemplos comunes:
Honorarios
Servicios
Arrendamientos
Compras en General
Cómo agregar un concepto
En el campo Concepto de Retención, digita el nombre del concepto.
Luego se habilitará la columna para especificar el Valor Retenido.
Haz clic en el enlace azul para asociar las cuentas contables.
Paso 3: Asociar las cuentas contables al concepto
Al hacer clic en el enlace azul:
Se abrirá una nueva ventana.
Busca la cuenta contable por:
Número
Nombre (puedes usar la lupa 🔍).
Selecciona una o varias cuentas contables según sea necesario.
Haz clic en Aceptar.
Importante: Puedes asociar más de una cuenta contable a un mismo concepto si así lo requiere tu configuración contable.
Conceptos por tarifa (Recomendado para mayor detalle)
Si deseas un reporte más detallado, puedes crear conceptos separados por porcentaje de retención.
Ejemplos:
Compras 2.5%
Compras 3.5%
Honorarios 10%
Honorarios 11%
A cada uno debes asociarle su cuenta contable correspondiente.
Esto permitirá que el certificado muestre los valores discriminados por tarifa.
Cómo eliminar un concepto
Si necesitas borrar un concepto:
Haz clic en el ícono de la papelera en la línea correspondiente.
Paso 4: Generar el Certificado Tributario
Una vez completes toda la configuración:
Haz clic en Generar Certificado.
En la ventana de validación:
Selecciona el Año gravable.
El sistema definirá automáticamente:
Periodo desde
Periodo hasta
Indica la Fecha de expedición.
Agrega un comentario si lo deseas.
Confirma la generación.
El sistema mostrará un mensaje confirmando que los certificados fueron generados correctamente.
Recomendaciones importantes
Verifica que todas las cuentas contables estén correctamente asociadas antes de generar el certificado.
Revisa que el año gravable seleccionado sea el correcto.
Si manejas múltiples tarifas, crea conceptos independientes para evitar inconsistencias.
Preguntas frecuentes
¿Puedo modificar un certificado después de generado?
Si detectas un error en la configuración, debes corregir los conceptos o cuentas asociadas y volver a generar el certificado.
¿Es obligatorio personalizar el formato?
No. El formato predeterminado cumple con los requisitos básicos, pero puedes adaptarlo según tus necesidades.
Con esta configuración correcta de los conceptos de retención, podrás generar certificados tributarios claros, detallados y listos para entregar a terceros sin inconsistencias.