La facturación recurrente te permite generar facturas de venta de forma automática y periódica para servicios, ítems no inventariables o descripciones, ahorrando tiempo y reduciendo errores manuales.
En esta guía aprenderás cómo crear y configurar correctamente una plantilla de facturación recurrente en Loggro, incluso si manejas facturación electrónica con validación previa ante la DIAN.
Video tutorial
¿Qué es la facturación recurrente y cuándo usarla?
La facturación recurrente es ideal cuando necesitas emitir facturas repetitivas (semanales, mensuales, trimestrales, etc.) a un mismo cliente, por ejemplo:
Servicios de suscripción
Mantenimientos
Arriendos
Honorarios periódicos
El sistema se encarga de generar las facturas automáticamente, según la frecuencia que configures.
Paso a paso: Cómo generar una factura recurrente
Paso 1: Accede al módulo de Facturación Recurrente
Ingresa al menú Ventas.
Selecciona Facturación Recurrente.
Haz clic en el botón Nueva Plantilla Factura Recurrente.
Paso 2: Completa los datos del encabezado de la plantilla
En esta sección defines cómo, cuándo y hasta cuándo se generarán las facturas.
Campos obligatorios del encabezado
Los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios.
Plantilla: Asigna un nombre claro para identificar la plantilla (ejemplo: Servicio Mensual – Cliente XYZ).
Fecha Inicio: Indica desde qué fecha comenzará la generación automática de las facturas.
La generación se realiza automáticamente en horas de la noche.
Generar Cada: Define la frecuencia de emisión:
Semanal
Mensual
Cada 2 meses
Trimestral
Cada 4 meses
Semestral
Anual
La factura se generará el mismo día de la fecha de inicio, según el periodo elegido.
Finaliza: Decide cuándo se detendrá la generación automática:
Después de: Activa el campo Ocurrencias para indicar cuántas facturas se emitirán.
Fecha: Define una fecha específica de finalización.
Opciones adicionales de la plantilla
Puedes configurar acciones automáticas adicionales:
Enviar por correo: La factura se enviará automáticamente al cliente cuando se genere.
El cliente debe tener un correo electrónico configurado.
Impresión: Marca esta opción si necesitas imprimir el documento.
Paso 3: Diligencia la información de la factura
En esta sección defines a quién se le factura y en qué condiciones.
Información del cliente
Selecciona el cliente al que se le generarán las facturas recurrentes.
Configuraciones de pagoForma de pago: Elige la forma de pago que aplicará a todas las facturas de esta plantilla.
Moneda: Por defecto es COP (pesos colombianos), pero puedes seleccionar otra moneda si tu empresa lo requiere.
Información adicional (opcional)
Puedes desplegar esta sección para completar:
Centro y Unidad (si aplican)
Vendedor
Descuento pie de página, si necesitas aplicar un porcentaje general de descuento
Paso 4: Agrega el detalle de los ítems o servicios
En la parte inferior de la plantilla debes registrar lo que se va a facturar.
Agrega ítems no inventariables, servicios o descripciones.
Define:
Cantidad
Precio unitario
Descuento, si aplica
Revisión de impuestos
Haz clic en los tres puntos al final de cada línea del ítem.
Verifica y ajusta los impuestos aplicados, si es necesario.
Paso 5: Guarda y finaliza la plantilla
Revisa que toda la información esté correcta.
Haz clic en Guardar.
Luego selecciona Finalizar.
A partir de este momento, el sistema comenzará a generar automáticamente las facturas según la configuración definida.
Facturación recurrente con facturación electrónica y validación previa (DIAN)
Si tu empresa utiliza facturación electrónica con validación previa, también puedes usar la facturación recurrente.
¿Qué sucede con estas facturas?
Las facturas electrónicas generadas automáticamente quedarán con estado En Validación.
Esto significa que aún deben ser aprobadas por la DIAN.
Mientras estén en este estado:
No se genera contabilización.
No se actualiza el estado de cuenta del cliente.
No se afecta el inventario (si aplica).
Cómo validar una factura recurrente electrónica
Después de que el sistema genere la factura:
Ingresa a Ventas → Relación Transacciones Ventas.
Ve a la pestaña Facturación Electrónica.
Abre la factura recurrente con estado En Validación.
Haz clic en Refrescar
.Verifica la aprobación de la DIAN y el cambio de estado del documento.
Recomendaciones finales
Revisa periódicamente tus plantillas activas.
Asegúrate de que los datos del cliente estén actualizados (especialmente el correo electrónico).
Si usas facturación electrónica, recuerda que la validación es un paso manual obligatorio.
Con esta guía ya sabes cómo crear, configurar y gestionar correctamente una plantilla de facturación recurrente en Loggro, optimizando tu tiempo y manteniendo un control claro de tus ingresos recurrentes.