El Explorador de Documentos del Cliente es una herramienta de consulta que te permite revisar, filtrar y analizar todos los documentos comerciales asociados a tus clientes, como facturas de venta y notas crédito de venta, de forma clara y organizada.
Esta guía te explica qué es, para qué sirve y cómo usarlo paso a paso, para que puedas encontrar la información que necesitas de manera rápida y precisa.
¿Para qué sirve el Explorador de Documentos del Cliente?
Este explorador funciona como un reporte transaccional que muestra el detalle de cada documento generado para tus clientes, incluyendo:
Estado del documento
Saldo
Número de factura o nota crédito
Ítems vendidos y sus cantidades
Precios, impuestos y valores totales
Cliente, vendedor y organización
Además, puedes aplicar filtros avanzados, personalizar las columnas del reporte y exportar la información para análisis o informes internos.
¿Cómo acceder al Explorador de Documentos del Cliente?
Sigue esta ruta dentro del sistema: Reportes → Exploradores → Explorador Documentos del Cliente.
Al ingresar, verás una pantalla con varios filtros de consulta listos para usar.
Paso a paso: Cómo consultar el explorador
Paso 1: Realizar una consulta básica
Al abrir el explorador, el sistema asigna automáticamente un Periodo (año y mes actual).
Si deseas consultar los documentos del periodo mostrado:
Haz clic en Buscar.
El sistema mostrará todos los documentos de clientes generados en ese periodo.
Paso 2: Usar los filtros de consulta
Puedes ajustar los filtros según tus necesidades para obtener resultados más específicos.
Filtros principales disponibles
Periodo: Ingresa el año y mes en formato
AAAA/MM.
Ejemplo: 2019/05Nombre Cliente: Permite consultar documentos de un cliente específico.
Debes escribir el nombre exactamente como está registrado en el sistema.Documento: Selecciona el tipo de documento:
Factura de Venta
Nota Crédito de Venta
Si lo dejas en blanco, se consultarán ambos.
Número: Útil si conoces el número exacto del documento que deseas consultar.
Fecha: Permite filtrar los documentos por una fecha específica.
Estado: Selecciona el estado del documento (por ejemplo: activo, anulado, etc.).
Filtros relacionados con los ítems
Inv. / No Inv: Indica si deseas consultar:
Ítems inventariables
Ítems no inventariables
Ambos (dejando el campo en blanco)
Ítem: Ingresa el código del ítem para filtrar documentos donde fue utilizado.
Descripción: Útil si no conoces el código del ítem y solo tienes su descripción.
Categoría: Filtra por la categoría del ítem (debe coincidir con el nombre registrado).
UM (Unidad de Medida): Muestra la unidad de medida del ítem.
Si la factura se generó por descripción, este campo puede aparecer vacío.
Campos informativos del reporte
Estos campos se muestran como columnas en el resultado de la consulta:
Cantidad: Cantidad vendida por ítem
Precio Un: Valor unitario del ítem
Valor Total: Valor total sin impuestos
Impuestos: Valor de impuestos por línea
Total con Impuestos: Valor final con impuestos incluidos
Mon: Moneda de la transacción
Nombre Vendedor: Vendedor que realizó la venta
Organización: Establecimiento donde se generó la transacción
Por defecto, la consulta se muestra para la organización en la que estás logueado.
Paso 3: Ejecutar o limpiar la consulta
Para generar el reporte, haz clic en Buscar.
Si deseas iniciar una nueva consulta desde cero, haz clic en Limpiar filtros.
Navegación dentro del reporte
Los campos que aparecen en color azul son enlaces.
Al hacer clic en ellos, puedes navegar directamente a:
El cliente
El documento
El ítem
La estructura organizacional
Debido a la cantidad de información, puedes desplazarte horizontalmente usando la barra inferior.
Paso 4: Redefinir los campos del reporte
Si deseas personalizar las columnas que se muestran:
Haz clic en Redefinir Campos (parte superior derecha).
Selecciona los campos que deseas visualizar.
Ten en cuenta:
Solo se mostrarán los campos marcados.
Puedes seleccionar máximo 24 campos.
Haz clic en Aceptar para aplicar los cambios.
Campos adicionales disponibles
Valor Total COP: Muestra el valor de la venta en moneda local (COP).
Total con Impuestos COP: Valor total en COP incluyendo impuestos.
Estos campos son especialmente útiles cuando trabajas con moneda extranjera y necesitas ver los valores en la moneda base de la organización.
Comentario: Comentario ingresado en el encabezado del documento.
Comentario Detalle: Comentarios a nivel de detalle de la factura.
Razón de Anulación: Motivo ingresado al anular una factura o nota crédito.
Paso 5: Exportar el reporte
Una vez generada la consulta:
Haz clic en Exportar.
El sistema descargará el archivo con los resultados del reporte.
El nombre del archivo exportado incluirá el nombre legal de la compañía, según lo definido en la Organización.
Recomendaciones finales
Usa filtros específicos para obtener resultados más rápidos y precisos.
Redefine los campos solo cuando necesites información adicional.
Exporta el reporte si necesitas analizar los datos o compartirlos con tu equipo.