Antes de registrar tu primera venta o compra en Loggro, es fundamental completar una serie de configuraciones iniciales. Hacerlo correctamente desde el principio te ahorrará tiempo, errores y restricciones futuras.
En esta guía encontrarás, paso a paso, todo lo que necesitas configurar.
¿Qué debes configurar primero?
Antes de operar en Loggro, asegúrate de revisar y completar lo siguiente:
Información de la organización
Calendario de operación
Unidades de negocio
Formas de pago
Formato de factura de venta
Cuentas bancarias y cajas
Usuarios y roles
Conceptos de ingresos y egresos
Si deseas también puedes descargar el manual completo con todos los procesos para la configuración de tu compañía en Loggro.
Puedes consultar un video con todas las configuraciones antes mencionadas
1. Información de la organización
Puedes modificar los datos de tu empresa en la ruta: Configuración → Organización.
¿Qué puedes ajustar?
Responsabilidades fiscales: Ubicadas en la parte inferior de la pestaña Información General.
Parámetros de seguridad: Tiempo de expiración de contraseña.
Otros datos configurados inicialmente
Importante:
No actives la opción de Facturación Electrónica hasta que un asesor de Loggro te lo indique.
Recuerda hacer clic en Guardar después de cualquier cambio.
2. Configurar el calendario de operación
Ruta: Configuración → Calendario.
Esta configuración es obligatoria antes de registrar transacciones, ya que luego tiene restricciones.
Conceptos clave del calendario
Año: Periodo que estás configurando.
Periodo inicial: Mes en el que comenzarás a registrar transacciones.
Periodo de saldos iniciales: Mes anterior al periodo inicial (para cargar información previa). Da clic para más información.
Periodo 13 (cierre): Se usa para el cierre contable anual.
Estados de los periodos:
No iniciado: No permite movimientos.
Abierto: Permite registrar transacciones.
Cerrado: Bloquea movimientos.
Configuración paso a paso
Define el Periodo Inicial (mes en el que empezarás a facturar).
Configura los estados:
Meses anteriores: No iniciado
Mes anterior y mes inicial: Abierto
Verifica que el sistema asigne automáticamente el periodo de saldos iniciales.
Haz clic en Guardar.
Las facturas en Loggro se generan en tiempo real, por lo que esta configuración es clave.
3. Creación de unidades de negocio
Ruta: Configuración → Unidades - Centros.
Las unidades te permiten analizar tu información por líneas de negocio (ej: productos, servicios).
Cómo crear una unidad
Haz clic en Adicionar Nivel.
Completa:
Tipo de nivel: Selecciona Unidad.
Nombre y Código
(Opcional) Descripción
Verifica que esté en estado Activo.
Haz clic en Guardar.
Estas unidades se asignan manualmente en las facturas.
4. Configurar formas de pago
Ruta: Configuración → Formas de Pago.
El sistema ya incluye la opción Contado, pero puedes crear otras como crédito.
Crear una nueva forma de pago
Haz clic en Nueva Forma de Pago.
Completa:
Código (ej: FPCRED15)
Descripción (ej: Crédito 15 días)
Aplica para: Compra, venta o ambas
Plazo en días
Verifica estado Activo.
Haz clic en Guardar.
El sistema calculará automáticamente la fecha de vencimiento según el plazo.
5. Personalizar el formato de factura de venta
Ruta: Configuración → Personalizar Formato de Impresión Factura.
Aquí puedes definir cómo se verá tu factura.
¿Qué puedes hacer?
Activar o desactivar campos con el check box
Agregar una leyenda personalizada
Elegir el formato de impresión
Ejemplo: Puedes ocultar el código del producto y mostrar solo la descripción.
SI te diriges a las opciones y desmarcas la casilla de Código de Ítem.
Puedes verificar que no se visualizará en la impresión el código interno que manejas para identificar tus productos, solo su descripción.
Además, en la sección inferior puedes establecer una leyenda que se verá reflejada en todas las facturas de venta que generes.
Si usarás facturación electrónica, utiliza los formatos:
Carta Clásico
Carta Moderno
No olvides hacer clic en Guardar.
6. Crear cuentas bancarias y cajas
Cuentas bancarias
Ruta: Configuración → Cuentas Bancarias y Tarjetas.
Haz clic en Nueva → Cuenta Bancaria
Completa la información requerida
Haz clic en Guardar.
Cajas
Ruta: Configuración → Cajas.
El sistema crea una caja general automáticamente, pero puedes agregar más.
Crear una nueva caja
Haz clic en Nueva Caja
Completa:
Nombre o código
Descripción
Responsable
Cajero asignado
(Opcional) Cuenta contable
Verifica estado Activo
Haz clic en Guardar
Solo los usuarios creados pueden ser asignados como responsables o cajeros.
Las acciones que puede realizar el cajero asignado y responsable son las siguientes:
Acción | Cajero Asignado | Responsable |
Abrir caja | ✓ | ✓ |
**Cerrar caja | ✓ | ✓ |
Ingresos de dinero | Puede realizarlos a través del módulo de POS y venta tradicional. | Puede realizarlos desde el módulo de venta tradicional. |
Egresos de dinero
| Puede realizarlos a través del módulo de POS y venta tradicional. | Puede realizarlos desde el módulo de venta tradicional. |
Anulaciones
| Puede realizarlos a través del módulo de POS y venta tradicional. | Puede realizarlos desde el módulo de venta tradicional. |
Devolver saldo en dinero (Devoluciones ) | Puede realizarlos a través del módulo de POS y venta tradicional. | Puede realizarlos desde el módulo de venta tradicional. |
** El usuario con Rol Administrador también puede realizar el cierre de las cajas creadas en el sistema.
7. Crear usuarios y asignar roles
Ruta: Configuración → Usuarios
Crear un usuario
Haz clic en Nuevo Usuario
Completa:
Correo electrónico
Nombre, apellido e identificación
Rol
Haz clic en Guardar
El usuario se activa inmediatamente.
Configurar roles
Ruta: Configuración → Roles
Haz clic en Nuevo Rol
Define:
Nombre del rol
Permisos (marcando opciones)
Haz clic en Guardar
El rol Administrador tiene acceso total al sistema.
8. Conceptos de ingresos y egresos
Ruta: Configuración → Conceptos de Ingresos y Egresos.
Estos conceptos te permiten registrar razones específicas para movimientos de dinero (ej: descuentos, retenciones).
Crear un concepto (ejemplo: descuento)
Haz clic en Nuevo Concepto
Completa:
Clasificación: Retenciones y deducciones
Código (ej: DESC20)
Descripción
Porcentaje (ej: 20%)
Verifica estado Activo
Haz clic en Guardar
Luego podrás usar este concepto al registrar pagos.
Recursos adicionales
Puedes descargar el manual completo de configuración.
También tienes disponible un video tutorial con todo el proceso.
Recomendación final
Realizar correctamente estas configuraciones desde el inicio te permitirá:
Evitar errores en tus registros
Automatizar procesos clave
Tener información clara y organizada
Si tienes dudas durante el proceso, lo ideal es resolverlas antes de comenzar a registrar transacciones en el sistema.