¿Recibes un solo pago que debe cubrir facturas de varias personas o empresas diferentes? Esta guía te explica paso a paso cómo registrar y aplicar correctamente un ingreso a facturas de clientes distintos al titular del pago, directamente desde el módulo de Ventas / Ingresos.
¿Para qué sirve esta funcionalidad?
En muchos negocios, una sola persona realiza un pago que debe cubrir las facturas de varios miembros de un grupo.
Por ejemplo:
Un padre de familia que paga las cuotas de sus hijos en una institución educativa.
Una empresa que centraliza los pagos de varias de sus filiales.
Un titular que cubre las deudas de otros miembros de su grupo familiar o empresarial.
Antes de esta funcionalidad, era necesario generar anticipos individuales para cada cliente, lo que implicaba muchos pasos y dificultaba el seguimiento del pago. Ahora puedes aplicar un mismo ingreso a facturas de múltiples clientes en un solo proceso, manteniendo la trazabilidad completa.
Requisitos previos
Antes de comenzar, ten en cuenta lo siguiente:
Si ya cuentas con un ingreso previamente registrado este debe ser bajo el concepto Pago de clientes y en estado abierto:
En proceso
Por aplicar
Aplicado parcialmente
Este lo puedes ubicar desde Ventas ➞ Relación transacciones ventas.
La moneda del ingreso debe ser la moneda base (en Colombia: COP). Esta funcionalidad no aplica para ingresos en moneda extranjera.
Las facturas de los otros clientes deben estar en moneda local (COP) y tener saldo pendiente mayor a cero.
Paso a paso: Aplicar Ingreso a facturas de otros clientes
Paso 1. Registra el Ingreso
Ve al menú principal y selecciona Ventas.
Haz clic en Ingresos.
Diligencia todos los campos necesarios para la creación del ingreso en concepto selecciona Pago de clientes.
Paso 2. Registra los medios de pago
Una vez dentro del ingreso, registra los medios de pago del cliente titular como lo harías normalmente. Tras hacerlo, el sistema habilitará las pestañas de facturas.
Nota: La opción predeterminado después de registrar los medios de pago seguirá siendo la pestaña Facturas por Pagar del cliente titular, tal como funciona actualmente.
Paso 3. Accede a la pestaña "Facturas por Pagar (Otros Clientes)"
Encontrarás la pestaña llamada Facturas por Pagar (Otros Clientes). Haz clic en ella.
Esta pestaña solo aparece si la moneda del ingreso es COP. Si no la ves, verifica que el ingreso esté registrado en moneda base.
Características importantes de esta pestaña:
Las facturas no se cargan automáticamente; debes seleccionarlas una por una.
Las columnas son las mismas que en la pestaña de facturas habituales, pero con dos columnas adicionales al inicio: Cliente y Nombre Cliente.
Paso 4. Ingresa el cliente al que deseas aplicar el pago
En la pestaña de Facturas por Pagar (Otros Clientes):
En la columna Cliente, con ayuda de la lupa
puedes ubicar el cliente o puedes escribe el número de identificación o el nombre del cliente (funciona igual que en una factura de venta). Al seleccionarlo se abre una nueva ventana en la cual podrás evidenciar las facturas del cliente y seleccionar la que requieres para el pago.
El sistema validará que el cliente ingresado sea diferente al titular del ingreso. Si ingresas el mismo cliente titular, se generará error.
Si el cliente no tiene facturas en COP con saldo mayor a cero, se generará error.
Paso 5. Selecciona la factura a pagar
Si por error cierras esta ventana o requieres seleccionar más facturas realiza este proceso.
Haz clic en la lupa
ubicada en la columna Factura para abrir la búsqueda.
En la nueva ventana encontrarás las facturas del cliente ingresado, filtradas automáticamente. Solo verás:
Facturas en moneda local (COP).
Facturas con saldo pendiente mayor a cero.
Ordenadas por fecha de forma ascendente.
Selecciona la factura que deseas pagar. Ten en cuenta:
El Valor a Aplicar heredado no puede superar el saldo disponible del ingreso (Pendiente por Aplicar).
Si el saldo pendiente del ingreso es cero al momento de abrir la búsqueda, el sistema mostrará un error.
No puedes seleccionar la misma factura más de una vez; estas se excluirán automáticamente.
Una vez seleccionada la factura, se trasladarán automáticamente al formulario los datos de:
Campo | Descripción |
Factura | Prefijo y número de la factura |
Fecha | Fecha de emisión |
Fecha de Vencimiento | Plazo de pago |
Saldo Actual | Saldo pendiente de la factura |
Retenciones / Deducciones | En este campo puedes registrar las retenciones o deducciones que se deben aplicar a la factura. |
Valor a Aplicar | Monto a descontar (hasta el saldo disponible del ingreso) |
Nuevo Saldo | Saldo resultante tras aplicar el pago |
Paso 6. Registra retenciones o deducciones (si aplica)
Si para la factura de este otro cliente aplican retenciones o deducciones, regístralas normalmente. El sistema generará los movimientos de estas deducciones con el cliente al que pertenece la factura (no con el titular del ingreso).
Paso 7. Repite para otras facturas o clientes
Puedes agregar tantas facturas de otros clientes como necesites, siempre que el saldo pendiente por aplicar del ingreso lo permita. Recuerda que cada fila puede corresponder a un cliente diferente.
Importante: Si en algún momento necesitas eliminar una factura ingresada, puedes hacerlo mientras el ingreso esté en estado En Proceso.
Paso 8. Finaliza el ingreso
Cuando hayas relacionado todas las facturas (del cliente titular y/o de otros clientes), finaliza el ingreso normalmente.
Al finalizar, el sistema garantizará que:
Los movimientos y saldos de cada factura queden registrados con su respectivo cliente.
La contabilización se genere correctamente para cada cliente involucrado.
Si el ingreso se aplica parcialmente, el saldo restante quedará en estado Por Aplicar y podrás relacionar más facturas en otro momento.
Cómo se verá el Ingreso una vez finalizado
Si el ingreso fue aplicado en su totalidad
Verás todas las facturas organizadas por pestaña: Facturas Pagadas (cliente titular) y Facturas Pagadas (Otros Clientes), esta última visible solo si tiene facturas relacionadas.
Si el ingreso fue aplicado parcialmente
El sistema mostrará el saldo pendiente disponible para seguir aplicando en otro momento.
Visualización del detalle de saldo
Desde el ingreso, puedes consultar el detalle de cómo fue aplicado el ingreso. En la parte inferior encontrarás nuevas opciones:
Facturas pagadas: Al dar clic en esta pestaña podrás evidenciar a que facturas del cliente se realizo aplicación del ingreso.
Facturas pagadas (Otros Clientes): En esta pestaña puedes evidenciar facturas de otros clientes a los cuales se les aplico el pago.
Impresión del comprobante de Ingreso
El comprobante impreso ha sido actualizado para reflejar esta nueva funcionalidad:
Las facturas aparecen agrupadas por cliente, independientemente de si el ingreso se aplicó solo al titular o a otros clientes.
Los grupos están ordenados por número de identificación del cliente.
Dentro de cada grupo se listan las facturas correspondientes.
Anulación de un Ingreso aplicado a otros clientes
Si necesitas anular un ingreso que fue aplicado a facturas de otros clientes:
El sistema reversará automáticamente todos los movimientos y contabilizaciones, tanto del cliente titular como de los demás clientes involucrados.
Todas las facturas volverán a su estado y saldo original, como si el ingreso nunca hubiera sido aplicado.
Mensajes de error frecuentes
El cliente ingresado debe ser diferente al cliente titular del ingreso que es xxxxx.
Cuando aparece: Intentas ingresar el mismo cliente titular del ingreso en la pestaña de otros clientes.
Que hacer: Ingresa un cliente diferente al titular del ingreso.
El cliente xxxx, no tiene facturas de venta pendientes por pagar en moneda local.
Cuando aparece: El cliente ingresado no tiene facturas en COP con saldo mayor a cero
Que hacer: Verifica que el cliente tenga facturas pendientes en moneda local
El cliente XXXX, no tiene facturas de venta pendientes por pagar en moneda local.
Cuando aparece: El saldo por cobrar del cliente es cero.
Que hacer: El tercero seleccionado no cuenta con facturas pendientes por cobrar en moneda local.
Preguntas frecuentes
¿Puedo aplicar el ingreso a facturas en dólares u otra moneda extranjera de otros clientes? No. Esta funcionalidad aplica únicamente para ingresos y facturas en moneda local (COP). Los ingresos en moneda extranjera quedan fuera del alcance de esta opción.
¿Puedo aplicar el ingreso a facturas del cliente titular y de otros clientes al mismo tiempo? Sí. Puedes combinar facturas del cliente titular (pestaña Facturas por Pagar) con facturas de otros clientes (pestaña Facturas por Pagar – Otros Clientes) en el mismo ingreso.
¿Qué pasa si no relaciono facturas al finalizar el ingreso? El ingreso quedará en estado Por Aplicar. Podrás regresar en otro momento para relacionar las facturas pendientes.
¿Cómo sé cuánto saldo me queda disponible para aplicar? El campo Pendiente por Aplicar en la parte superior del ingreso siempre muestra el saldo disponible en tiempo real mientras agregas facturas.