El cierre de año contable es un proceso obligatorio que permite finalizar correctamente el ejercicio fiscal y dejar tus cuentas listas para el nuevo año.
En esta guía aprenderás:
Cómo hacer el cierre de cuentas de resultados (Ingresos, Costos y Gastos).
Cómo realizar el cierre de saldos contables (IVA, Retención en la Fuente, ICA, entre otros).
Cómo validar que el proceso quedó correctamente aplicado.
Antes de comenzar: Validaciones previas
Antes de generar los asientos de cierre, verifica lo siguiente:
Revisión de clasificación de cuentas
Debes confirmar que las cuentas estén correctamente clasificadas:
Ingresa a Configuración → Cuentas Contables.
En la sección Información Básica, valida que el campo Tipo de Cuenta esté correctamente asignado:
Ingreso (Grupo 4)
Gasto (Grupo 5)
Costo (Grupo 6)
También puedes:
Hacer clic en Lista de Cuentas.
Usar los filtros para buscar cuentas específicas.
Exportar el listado desde Más Opciones para revisar en Excel.
Validación de periodos contables
Ve a Configuración → Calendario.
Verifica que:
Los periodos 1 al 12 (enero a diciembre) estén en estado Cerrado.
El periodo 13 (periodo de cierre) esté en estado Abierto.
El cierre solo se puede realizar en el periodo 13.
Parte 1: Cierre de Cuentas de Resultados
Este proceso permite cerrar las cuentas de:
Ingresos (4)
Gastos (5)
Costos (6)
El sistema traslada sus saldos a la cuenta de Utilidad o Pérdida del ejercicio.
Paso a paso para generar los asientos de cierre
Ingresa a Opciones Avanzadas → Cierre de Cuentas de Resultados.
Completa los siguientes campos:
Campos que debes diligenciar
Libro: Aparece por defecto como LIBRO-BASE.
No debe modificarse.Periodo a cerrar: Selecciona el periodo 13 correspondiente al año que vas a cerrar.
Fecha: Ingresa el 31 de diciembre del año a cerrar (formato dd/mm/aaaa).
Fuente contable: Es definida automáticamente por el sistema y no puede modificarse.
Comprobante: Asigna el número del comprobante de cierre.
Puedes agregar un comentario si lo deseas.Cuenta: Selecciona la cuenta de Utilidad o Pérdida del ejercicio.
Este campo es obligatorio, ya que allí se trasladarán los saldos.
Haz clic en Guardar o Generar (según corresponda).
¿Cómo validar que el cierre quedó correcto?
Después de generar el asiento:
Ve a Reportes → Libro Mayor.
Consulta las cuentas:
Grupo 4
Grupo 5
Grupo 6
En la columna Saldo Final, todas deben aparecer en cero (0).
Si están en cero, el cierre de cuentas de resultados fue exitoso.
Parte 2: Cierre de Saldos Contables (IVA, Retenciones, ICA)
Este proceso permite cerrar cuentas de impuestos y retenciones a nivel de terceros, por ejemplo:
IVA
Retención en la Fuente
ICA
El sistema reclasifica los saldos en el periodo 13, acumulándolos en el NIT de la entidad correspondiente (por ejemplo, la DIAN).
¿Qué hace este proceso?
Cierra los saldos por cada tercero.
Reclasifica el valor pendiente.
Genera automáticamente un comprobante contable.
Deja el saldo acumulado a nombre de la entidad tributaria.
Ejemplo: Cierre de saldo de IVA (Cuenta 2408)
Paso 1: Buscar la cuenta a cerrar
Ingresa a Opciones Avanzadas → Cierre de Saldos Contables.
Filtra por:
Periodo 13
Cuenta a cerrar (ejemplo: 2408 – IVA)
Haz clic en Buscar.
El sistema mostrará los terceros con saldo pendiente.
Paso 2: Reclasificar o cerrar saldos
Haz clic en el botón Reclasificar o Cerrar.
Diligencia la información solicitada:
Fecha: Último día de diciembre (31/12/aaaa).
Fuente contable: Se asigna automáticamente.
Comprobante: Número generado automáticamente por el sistema.
Comentario: Ejemplo: Cierre de saldo IVA año 2025.
Cuenta: Cuenta contable donde se llevará el saldo (ejemplo: 249510 – IVA por pagar).
Tercero: NIT de la entidad tributaria correspondiente (por ejemplo, la DIAN).
Documento: Número del documento soporte del cierre.
Haz clic en Aceptar para finalizar.
Resultado del proceso
Los terceros quedan con saldo en cero.
El valor acumulado queda registrado a nombre de la entidad tributaria.
Se genera automáticamente el comprobante contable en el periodo 13.
Recomendaciones finales
Realiza el cierre únicamente cuando todos los documentos del año estén contabilizados.
Verifica previamente que no existan periodos abiertos antes del 13.
Guarda soporte del comprobante generado.
Consulta el Libro Mayor después del proceso para validar saldos.
Recursos adicionales
Puedes complementar este procedimiento consultando el video explicativo del proceso disponible en la plataforma.
Si sigues estos pasos correctamente, tu cierre de año contable quedará realizado de forma segura, organizada y lista para iniciar el nuevo periodo fiscal sin inconsistencias.