En algunos casos, una factura de compra puede ser pagada directamente por un socio de la empresa y no desde la cuenta bancaria o caja de la compañía.
Para mantener la contabilidad organizada y correcta, es necesario registrar este pago en el sistema y dejar pendiente la cuenta por pagar al socio, la cual se cancelará posteriormente mediante un egreso.
En esta guía te explicamos paso a paso cómo realizar este proceso en el sistema.
¿Cuándo utilizar este proceso?
Debes usar este procedimiento cuando:
La empresa registra una factura de compra, pero
El pago lo realizó un socio con su propio dinero, y
Posteriormente la empresa debe devolver ese dinero al socio.
Este proceso permite que el sistema registre correctamente:
El pago de la factura al proveedor
La deuda de la empresa con el socio
Paso 1. Crear el concepto de Retenciones y Deducciones
Antes de registrar el pago de la factura, es necesario crear un concepto de deducción que represente el valor pagado por el socio.
Ruta en el sistema
Ingresa a Configuración → Conceptos de Ingresos y Egresos.
Pasos para crear el concepto
Haz clic en Nuevo concepto.
Diligencia la información solicitada.
Configura los siguientes campos clave:
Clasificación: selecciona Retenciones y Deducciones
Cuenta contable asociada: selecciona la cuenta por pagar a socios
Finalmente, haz clic en Guardar.
Este concepto permitirá registrar que el socio realizó el pago de la factura, generando automáticamente la cuenta por pagar correspondiente.
Paso 2. Registrar el pago en la factura de compra
Una vez creado el concepto, debes registrar el pago de la factura.
Pasos para hacerlo
Ingresa a la factura de compra correspondiente.
Haz clic en Pagar.
En la ventana de pago deberás completar la siguiente información:
Fecha del pago: indica la fecha en que el socio realizó el pago.
Valor a pagar: el sistema mostrará el valor total de la factura.
Si el pago fue parcial, puedes modificarlo en el campo Valor a pagar.
Paso 3. Registrar la deducción correspondiente al pago del socio
Ahora debes indicar que el pago fue realizado por el socio utilizando la opción de deducciones.
Pasos
Haz clic en el ícono del lápiz
del campo Ret./Deducc.
En la ventana que aparece diligencia los siguientes campos:
Ret./Deduc: Selecciona Deducción.
Tarifa / Deducción: Elige el concepto de deducción que creaste en el paso 1.
Valor: Ingresa el valor que pagó el socio relacionado con esta factura.
En muchos casos corresponde al valor total de la factura.Contacto: Opcionalmente puedes seleccionar el socio que realizó el pago.
Si dejas este campo en blanco, el sistema tomará como contacto al proveedor de la factura.
Verifica la información.
Haz clic en Aceptar.
El sistema llevará automáticamente esta información a la ventana de pago.
Paso 4. Finalizar el pago de la factura
Para completar el registro:
Verifica la información del pago.
Ingresa los datos del medio de pago.
Haz clic en Aceptar.
Después de este proceso:
La factura de compra quedará en estado Pagada.
Podrás revisar el detalle del pago haciendo clic en el saldo de la factura.
Importante: ¿Qué ocurre con este registro contable?
Cuando registras el pago de esta forma:
No se genera movimiento en la cuenta bancaria o caja de la empresa, porque el pago no salió de la compañía.
Se crea una cuenta por pagar al socio, que representa el dinero que la empresa debe devolverle.
Por esta razón, es necesario realizar posteriormente un egreso para pagar al socio.
Paso 5. Registrar el egreso para pagar al socio
Cuando la empresa devuelva el dinero al socio, debes registrar un egreso en el sistema.
Ruta en el sistema
Ingresa a Compras → Egresos
Pasos para registrar el egreso
Crea un nuevo egreso.
En Clasificación, selecciona Otros egresos.
En la sección inferior debes completar:
Concepto del egreso
Puedes crear uno nuevo o usar uno existente.
La cuenta contable asociada debe ser la cuenta por pagar a socios.
Valor del egreso
Debe ser el valor que el socio pagó por la factura.
Verifica la información.
Haz clic en Finalizar.
Resultado del proceso
Después de registrar el egreso:
Se reflejará la salida de dinero de la cuenta bancaria o caja seleccionada.
Se cancelará la cuenta por pagar al socio.
La información quedará disponible en los informes contables de la empresa.
Consejo:
Este procedimiento permite mantener una contabilidad clara y organizada, registrando correctamente los pagos realizados por socios y evitando inconsistencias en los saldos bancarios.