Si tu empresa recibe pagos de clientes del exterior, es común que el dinero pase por intermediarios financieros (como bancos o plataformas de pago) que cobran comisiones.
En estos casos, el valor recibido no siempre coincide exactamente con el valor de la factura, ya que se aplican descuentos y diferentes tasas de cambio.
En esta guía aprenderás cómo registrar correctamente en Loggro un pago en moneda extranjera, incluyendo las comisiones y la diferencia en cambio, para que tu contabilidad quede correcta.
1. Registrar la factura de venta en moneda extranjera
El primer paso es generar la factura de venta para tu cliente del exterior.
Al crear la factura:
Selecciona el cliente correspondiente.
Indica que la factura está en moneda extranjera.
Ingresa la tasa de cambio del momento.
Ejemplo:
Moneda: USD
Valor de la venta: USD 1.000
Tasa de cambio: 3.400 COP
El sistema calculará automáticamente el valor en moneda local.
Resultado:
Moneda extranjera: USD 1.000
Moneda local: COP 3.400.000
Este valor podrás consultarlo en:
Gestión de Clientes (cartera)
Comprobante contable de la factura
En el comprobante podrás identificar:
Valor de la venta en moneda local (COP)
Valor en moneda extranjera (USD)
Tasa de cambio registrada
Importante:
La cuenta contable de clientes del exterior debe estar configurada con manejo de moneda extranjera.
2. Escenario del pago recibido
Supongamos que el cliente realiza el pago total de la factura:
Valor enviado: USD 1.000
Tasa de cambio del pago: 3.362
Sin embargo, el dinero pasa por intermediarios financieros que aplican comisiones:
Concepto | Valor |
Comisión plataforma de pago | USD 54.00 |
Comisiones bancarias | USD 10.00 |
IVA sobre comisiones bancarias | USD 1.90 |
Total comisiones: USD 65.90
Por lo tanto, el dinero que realmente ingresa a tu cuenta es: USD 934.10
3. Registrar el pago de la factura en Loggro
Para registrar el pago:
Ingresa a la factura de venta.
Haz clic en Recibir Pago.
3.1 Configurar moneda y tasa de cambio
En la sección Moneda / Tasa debes indicar:
Moneda: USD
Tasa de cambio: 3.362
Esto corresponde a la tasa utilizada al momento de recibir el pago.
3.2 Registrar retenciones y deducciones (comisiones)
Las comisiones deben registrarse en la sección Retenciones y Deducciones.
Antes de hacerlo, debes haber creado estos conceptos en: Conceptos de Ingresos y Egresos.
Estos deben tener la clasificación: Retenciones y deducciones.
Luego registra los valores:
Comisión plataforma de pago: USD 54.00
Comisiones banco: USD 10.00
IVA comisión banco: USD 1.90
También puedes indicar el tercero relacionado (por ejemplo el banco o la plataforma).
Tasas de cambio para comisiones
Si es necesario, puedes registrar tasas diferentes para estas deducciones.
Ejemplo:
TRM utilizada: 3.449,27
Esto permite reflejar correctamente el valor contable de cada comisión.
3.3 Registrar el dinero recibido
En la sección Medios de pago, debes ingresar el valor que realmente llegó a tu cuenta:
USD 934.10
Equivalente aproximado en moneda local:
COP 3.139.405,69
Con esta información, la factura quedará cancelada completamente.
4. Cómo queda registrado el ingreso
Al revisar el comprobante del ingreso podrás identificar:
Valor total recibido en moneda extranjera (USD)
Valor total recibido en moneda local (COP)
Tasa de cambio calculada automáticamente
Valor de las deducciones por comisiones
Nota:
La tasa que aparece en el comprobante puede ser diferente a la tasa del pago, ya que es un cálculo automático del sistema basado en los valores registrados.
5. Diferencia en cambio generada
Después de registrar el pago, es posible que se genere una diferencia en cambio.
En este ejemplo:
Valor original de la factura: COP 3.400.000
Valor equivalente al momento del pago: menor
Esto genera una diferencia de aproximadamente: COP 38.000
Este valor corresponde a una pérdida por diferencia en cambio, ya que la tasa del pago fue menor que la tasa de la factura.
Contablemente, este valor puede registrarse como: Gasto por diferencia en cambio.
6. Verificación final
Después de completar el proceso:
La factura queda pagada totalmente
La cuenta por cobrar en USD queda en cero
En contabilidad queda registrada la diferencia en cambio
Al revisar:
Cartera del cliente
Libro mayor
Comprobantes contables
Podrás ver reflejados todos los movimientos asociados al pago.
Recomendación:
Registra siempre las comisiones y tasas correctas para que los valores en moneda extranjera y moneda local coincidan con los movimientos reales de tu banco.